2019年11月8日（金）に第8回目となる「ビジネストラベルフォーラム 2019 ～BTM in Japan-Today and Beyond ～」を開催し、企業の出張管理者を中心に約60名が参加しました。
まず代表取締役社長の内山博生は冒頭の挨拶で、GBT NTAの紹介とこれまでに開催された過去7回のフォーラムのテーマを振り返った上で、「今回は夏に実施した出張管理の実態調査の結果を基に、現在の日本企業がどのように出張管理を行い、今後どのような方向性に向かうのか検討しご紹介する。このフォーラムが、よりよい出張プログラムの構築、BTMの深化に繋がるきっかけになってほしい」と述べました。
続いて事業戦略＆開発本部、本部長の滝田祥丈が「BTM in Japan-Today and Beyond」と題し、出張管理の実態調査の集計結果を基に、日本における出張管理の現状と今後に関する考察を説明しました。
アンケートの質問は、出張管理の主管部門、年間出張費用総額や海外出張の手配依頼先、出張手配・管理に関して導入しているツールやその利用割合、出張規程の内容、出張手配データの蓄積や活用方法、出張管理の今後の課題等、約20項目について行いました。各回答の集計結果を検討すると、一部の質問項目においては、BTMに関心の高いと思われる企業群とその他のグループとの回答傾向に顕著な差異が見られることが明らかとなりました。
特に、利用旅行会社の1社集約、オンラインブッキングツールの活用、企業契約の活用及び利用推奨などの出張管理施策の実施状況について、BTMの関心度合いによって回答企業群によって大きな差が見られたことを説明し、今後検討していく施策に関しても、自社課題を明示できている企業群と、「特にない」「わからない」と回答した企業群では、それまでの質問に対する回答傾向によって分かれた、ということを紹介しました。また、本アンケートの分析結果は後日レポートとして回答企業に提供する旨の案内がありました。
その後アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル（以下、AMEX GBT）のグローバルビジネスコンサルティング（以下、GBC）部門に所属し、現在グローバル企業において出張管理のコンサルティング業務に纏わる鈴木沙織が加わり、規程外手配の管理方法やBTMの人材確保、データ蓄積と現状把握の重要性等について、対談形式のセッションを実施。
鈴木は、「規程外手配の発生率について、回答者の30%近くが把握していないと回答しているが、この点は大きな問題だと思う。データをきちんと取得するプロセスの確立、データの適切な活用により、cost saving、compliance遵守など、多くの点で会社にbenefitをもたらすチャンスがあると考える」とコメントしました。
また、BTMを進めていく場合の人材確保の重要性についても指摘し、「BTMの有効な運用のためには、旅行会社へ適切な指示を行ったり、データを活用して今後の戦略を策定する専門の人材が必要となる。しかし、そういう人材が社内に存在しない場合には、グローバル企業では、人材市場からの採用や旅行会社からの人材派遣、プロジェクト単位でのコンサルティングサービス依頼によって対応しており、GBCでも人材派遣やコンサルティングをサポートしている」と紹介しました。
次にAMEX GBTプロダクト担当のクレア・フォーが「Policy and Compliance in Business Travel」と題して、出張規程遵守に役立つ最新オンラインブッキングツールを紹介。本ツール、KDS Neoでは、「全ての出張規程をシステムに設定することができるため、企業契約のある航空会社やホテルをベースとしたEnd to Endでの推奨旅程をワンアクションで提示することができる。また、規程外手配のアラート機能の他、パスポートやビザの有効期限を管理するプロファイル機能、到着空港からホテル・目的地までの公共機関を含む移動手段の提示、食事代を含む予想される全出張費用の把握など、全て1つのシステムで検索・手配が可能」と、実際の予約画面を見せながら説明しました。
また近日、日本でもサービス開始予定の自動規程チェック機能を有する出張承認プロセスツール「Expert Auditor」や、ホテル予約のない出張者に対して自動で推奨ホテル情報とともに手配を促すツール「Trip Recommender」、そして運行情報やアラート情報を含む様々な情報も受信できる多機能な旅程管理ツールの「Mobile App」にも触れ、GBTでは出張手配及び出張管理に役立つ様々なツールを開発しており、順次日本のマーケットにも投入していく予定を伝えました。
さらに滝田祥丈をモデレーターとし、「企業とサプライヤーの関係構築について」というテーマについて、サプライヤーの立場であるアエロフロート・ロシア航空の日本・オーストラリア地区営業本部長である鈴木克也氏と、今回フォーラムの会場となったオークラニッコーホテルマネジメント 営業本部マーケティング部マネージャーでグローバルアカウント担当の和田圭史氏が登壇し、パネルディスカッションを行ないました。
企業契約を締結するメリットについては、企業とサプライヤーがより詳細な情報を共有することで、双方にとってコスト面でより良い条件の契約を締結することができるだけでなく、より個々の企業の出張者のニーズに沿ったサービスを提供することが可能になる点が挙げられました。
また、和田氏は、「企業契約交渉の際、需要予測のほかに、出張の目的や、朝食やWi-Fiなど追加サービスの必要性やその優先順位など追加情報を提供いただくことで、よりアグレッシブな価格を用意できる可能性がある」と述べ、鈴木氏は「企業契約については航空各社が様々な工夫をしており、コスト面だけでなく、マイルなど各種サービスを含めたソフト面においても企業、出張者ともにメリットを感じていただけるよう、より充実した内容を用意している」とコメント。
最後に、長期にわたってより良い関係を維持するためのポイントとして、企業とサプライヤーの間のオープンな情報交換を継続することと、グループ企業を含めた社内の情報共有を徹底することが有効であるとして本セッションを締めくくりました。
協賛企業各社も新プロダクト・新機能等のアップデートセッションを行いました。
セーバートラベルネットワーク、グローバルアカウント担当部長の小山真澄氏は「Travel Policy & Profile」と題したセッションを行いました。企業側はオンライン/オフライン関わらず出張規定遵守による経費削減を重視し、旅行会社側は規程遵守が満たされる手配プロセスをとりつつ業務の効率化も進めていきたいと考えているという両者の現状を踏まえ、詳細な規程と出張者のプロファイルデータを取り込んで両者のニーズに対応するような予約システムをセーバー社がGBTと協力して開発・提供していることを紹介しました。
デルタ航空会社、東日本法人営業部長の平野英樹氏は「The Delta Difference」と題し、同社の東京では全便羽田発着となる運航ルート、各クラスの座席、食事、アメニティ、エンターテイメント、アプリ等を紹介しました。続けて、法人契約・企業向けサービスとして幅広い契約運賃、コスト削減に繋がる企業契約の運用相談、グローバルなサポート体制（24時間）、出張データ提供等について説明しました。
アエロフロート・ロシア航空、日本・オーストラリア地区営業本部長の鈴木克也氏は「The Comfort You're Used To」と題し、同社の運航ルート、スケジュール、機材、座席クラス、機内レイアウト、17年ぶりの運航となる関西空港便を含めた運航スケジュール等を紹介しました。法人契約は年間利用金額を5万ドル以上と設定しており、路線ごとアライアンスごとでも対応可能で、その金額に満たない場合でもコーポレート・ロイヤルプログラムが利用できる旨を伝えました。
オークラニッコーホテルマネジメント、営業本部マーケティング部マネージャーでグローバルアカウント担当の和田圭史氏は「Hotel Corporate Rateとは」と題し、同ホテルグループ、新しくなったThe Okura Tokyoを紹介しました。また、ホテルの料金設定について、ホテルのWebサイトやオンライントラベルエージェント等のサイトで見ることのできる、「Open Rate」と旅行会社経由やコーポレートレート、団体料金などの外から見えない「Closed Rate」があり、Closed Rateについては、ホテル収益予想、マーケット動向、ホテルクオリティ、企業の宿泊ボリューム、ホテルロケーションなど様々な要素に基づいて設定されている点を説明しました。
ラップアップ・セッションとして再度GBT NTAの滝田祥丈が登壇し、「BTMでの最先端を進むグローバル企業では、出張者一人ひとりが状況に応じて手配内容を適切に判断できるよう、トレーニングなどが時間を掛けて行われ、現在ではシンプルな規程での運用・管理となっているという。この先日本企業がこのようなBTM先進企業と同じ管理レベルに追いつこうとした場合、同程度の期間を費やすのではなく、本日ご紹介したような出張規程が設定されたオンラインブッキングツール等を導入することで、結果的に出張者が適切な手配ができるようにすることも可能だ。企業側からどんなことでも我々GBT NTAに要望・質問を出していただき、サプライヤーと一緒にお客様のビジネストラベルプログラムをよりよいものにするお手伝いをしていきたい」と述べ、今年のカンファレンスを締めくくりました。