出張規程に変化をもたらす出張トレンド

あなたの会社は出張規程を定期的に見直し・改定しているでしょうか。または、10年前から同じ古いバージョンを会社のイントラネットに載せて埃が積もっている状態でしょうか。どちらの場合であったとしても、出張規程を見直し・改定を検討する際に参考となるような旅行業界のトレンド情報を提供いたします。

アンシラリー航空料金
（訳注：アンシラリー航空料金とは運賃以外に支払う付帯有料サービスのこと）

航空会社が旅行者にアンシラリー航空料金を支払わせることが増えたということ自体は特段新しいことではありませんが、アメリカン航空とユナイテッド航空が2017年にベーシックエコノミー料金を導入したこと、また、従来のEDIFACTモデルよりもアンシラリーサービスをより簡単に販売、促進することを可能にする航空会社の新たな流通規格「NDC(New Distribution Capability)」に参画する航空会社が増えたことにより、アンシラリー航空料金は更に注目されています。航空会社は従来無料であったサービス（座席指定、機内エンターテイメント、預け入れ荷物）を有償化するだけでなく、多くのブランディッドフェア（航空運賃と付帯サービスをセットにして販売する運賃）も同時に販売しているため、どの追加項目が会社の経費として認められるべきか、または認められるべきでないのか、出張規程の中で注意深く設計する必要があります。
残念ながら、このようなアンシラリー航空料金や新しい航空運賃は、経費の申請方法や経費区分をより複雑にするため、出張規程の中でより詳細な説明を追加する必要があるかもしれません。

ひと目では分からないホテル料金

ホテル料金についても、同じ様なことが言えます。ホテル業界全体として、精算時の請求書に様々なコストを追加する事が一般的になっているため、実際に支払う一泊分の宿泊費を算出することが出張者やトラベルマネージャー（出張管理者）にとって、難しくなってきています。

アーリーチェックイン、レイトチェックアウトから部屋のコーヒーメーカーの利用料まで、ホテルの運営側も従来は無償で提供していたアメニティーを有償化する方法を探っています。キャンセル料金を支払わずにキャンセルできる時間をチェックインの48時間前（時には72時間前）とする大規模ホテルチェーンも出てきています。（訳注：米国ではキャンセル料金を支払わずにキャンセルできる時間がチェックインの24時間～48時間前とするホテルが多い）

このような状況下において、トラベルマネジャーは業界全体を把握し、どのホテルのアメニティーが経費として認められるべきか、または認めるべきでないのか、出張者にガイドラインを示すことが必要になります。プロキュアメント（調達・購買）マネジャーは、企業契約しているホテルとの話し合いの場でこうした追加料金についてホテル側に指摘し、交渉する必要があります。

直接予約

企業側が指定する予約ツールの利用を出張者へ周知徹底することは以前から大変な労力を必要としていましたが、最近は更に難しくなってきています。それは、ホテル業界が2016年に開始した直接予約キャンペーンの影響によるもので、ホテル側は、部屋のアップグレードやレイトチェックアウトなど様々な特典を提供することで旅行者に直接ウェブサイトで予約を取らせるように誘導しています。この動きは出張管理者側にとっては、プログラム運営の妨げとなっています。複数の予約ツールを利用することで、危機管理(Duty of Care)や経費レポートに必要な旅程情報の入手が難しくなるためです。
私たちがおすすめする方法は、出張規程の中で企業が指定する予約ツールを通して規程にそって予約すべき（もしくはしなくてはならない）理由を社員に対して明確に説明し、その重要性について理解してもらうことです。また企業の出張者やVIPゲストが、企業指定のツールを使って予約をしても、直接予約した時と同様の特典を受けることができるように、企業契約をしている相手と話し合うことも価値があると考えます。

GDPR

2018年5月25日に施行された新規則「EU一般データ保護規則」（以下GDPR）により、企業は自身および外部委託先が、EU域内に所在する従業員に関してどのような情報を保持しているのか、またそれをどのように利用しているか把握することが必要になりました。
アメリカンエクスプレス・グローバルビジネストラベルの前個人情報責任者のケイシー・シャペル氏は、メディアイベントの中で、「出張手配をTMC（トラベルマネジメント会社）依頼している企業は、TMC及びサービス提供者との契約書の中で、データ管理者がデータ保護対策を実施していると明確に記載してあることを確認すると良いでしょう。」と述べています。

この新規則を遵守するためにどのようなことをすべきでしょうか。トラベルマネージャーは、社内のデータ保護責任者に助言を求めると良いでしょう。データ保護責任者は新法制下で多くの企業が配置することを義務付けられており、その主たる業務はGDPRを遵守することにあります。企業と外部委託先がどのように出張者の情報を取り扱っているか、情報を保護するためにどのような対策をしているか説明する項目を出張規程に盛り込むことも検討すると良いでしょう。

パーソナライズ機能

旅行業界はパーソナライズ機能（訳注：個人の好みや過去の履歴を自動的に反映する機能）を提供する新しい技術の開発に巨額の投資をしており、企業の出張者は出張予約をする時でもレジャー旅行を予約する時と同じ様な体験を期待するようになってきています。しかしながら、パーソナライズ機能を提供するテクノロジーの多くはデータを収集する必要があり、GDPRを遵守できているかについては疑問が残ります。

上記の理由から、企業は出張規程の中で、出張者にどのようなツールやアプリを使って予約をさせるようにするか注意深く検討する必要があります。特に、ツールやアプリがスタートアップ企業の制作したものであればなおさらです。

アメリカンエクスプレス・グローバルビジネストラベルが利用しているツール（ツールの多くは出張者にパーソナライズ機能を提供しています）はGDPRのプライバシールールに完全に準拠していると信頼いただけます。また新たな委託先を利用開始する際には、外部のツールを利用した企業評価を実施し、自社による商品開発を行う際と同じ個人情報リスク評価を実施していますので、ご安心ください。

シェアリングエコノミー

出張時に自分の好みに従って手配をしたいという需要の拡大とともに、出張者は宿泊先や移動手段についてより便利で柔軟な手配方法を求めています。トラベルマネージャーはこのようなリクエストにどのように対応しているのでしょうか？Airbnb や Lyftのようなシェアリングエコノミーサービスを出張者の選択肢に含めるのも一案です。

あなたの会社がこのような新たな選択肢を既に規程に取り入れているもしくは検討中、いずれの場合であっても、出張者がこのような新しい選択肢の中からどのように予約をし、どのように安全対策を取るべきか、分かりやすいガイドラインを出張者に明示することが重要です。
アメリカンエクスプレス・グローバルビジネストラベルはAirbnbとLyftの両社とパートナーシップを結んでおります。当社の予約ツールを通じて両サービスを利用することで、予約データや経費の詳細を一元管理することができます。

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