あなたの会社は2021年にどのくらい出張に支出する予定ですか？現在のような不確実性の高い雰囲気のもとでは、出張ニーズを予測することは難しく、その答えはその日のニュース速報の内容で変わることもあります。
2021年になっても疑問符がついた状況が続いていますが、今年の出張費を少しでも明確にさせる方法をいくつかご紹介します。また、予想以上に出張需要が増えて予算が厳しくなった場合に備えて、費用を節約する方法も提案しています。
不可欠な出張と許容可能な出張の（再）定義
各企業は、従業員に出張を許可することと許可しないことの、それぞれのリスクと利点を秤にかけ、何をもって「不可欠な」出張とみなすか、を決定する必要があります。出張に大きく依存している企業では、当面の間、ビデオ会議で乗り切ることができる企業と比べて、（その「不可欠」という定義に対して）より柔軟な解釈を持っている場合があります。
「不可欠」な出張はカテゴリー別に定義すると良いかもしれません。例えば、新規顧客とのミーティングは重要、社内ミーティングは重要ではないと考えることもできます。2021年を通して出張規程と「不可欠な」出張の定義を定期的に見直すことで、状況の変化に応じて柔軟に対応できるようになります。
また、従前のように出張に行くためには、出張者が個人としてしなければならないことを出張準備に組み込まなければならないかもしれませんので、現時点で誰が出張に行こうとしているのかを把握するための社内調査をしておくことをお勧めします。
あらゆる費用のモニタリング
今年は、出張プログラムの方向性を理解するために、細かいレベルでの分析に時間をかけることをお勧めします。
出張者は当初、飛行機よりも車での移動の方が安心だと感じるかもしれないので、車や地上交通機関、ホテルの支出が飛行機の支出と比べて早く増えるかもしれません。また、場所によっては、鉄道での移動の方が安全と認識されている場合もありますので、鉄道での出張が増えるかもしれません。
また、国内や地域内の出張数の方が早く回復する可能性があるため、長距離と短距離の出張の支出を比較分析することをお勧めします。例えば中国では、国内旅行は100％回復し、COVID以前の水準を超えていますが、国際線はまだ制限されています。
サプライヤーのニュースと料金のモニタリング
今シーズンは多くのサプライヤーがRFP(提案依頼)のプロセスを回避し、2020年の顧客交渉レート（CNR）をそのまま2021年に延長し、クライアントが目標数値を満たさないことを認めています。そのため、今はサプライヤーとの企業契約から手を引く時期ではなく、料金に目を光らせておく1年です。市場価格がCNRを下回った場合は、サプライヤーに値引きを依頼しましょう。市場価格が上昇した場合は、契約によって守られます。
今年は、サプライヤーの状況も注意深く観察しておきましょう。少なくとも一時的には、航空会社が会社の主要な目的地に影響を与えるような一部路線の閉鎖を行ったり、一部のホテルが別の会社に買収されたり、恒久的に閉鎖されたりするかもしれません。このような変化は支出に影響を与え、新たなサプライヤーとの取引が必要になる場合もあります。
法人割引を受けるのに必要なボリュームが足りない場合は、GBTが提供しているPreferred Extras™プログラム（訳注：GBTの特別宿泊レート）、ホテル料金保証（訳注：最低料金を保証するGBTのプログラム）、航空券やホテルのre-shoppingツール（訳注：予約したレートより安いレートを自動的に検知して予約者に通知するGBTのツール）の料金を利用して、余計に払いすぎるのを避けることをお勧めします。
未使用航空券の有効利用
あなたの会社は、2020年の出張のキャンセルで航空会社から付与された有効なクレジット（訳注：次回利用できる金額残高、バウチャー等）をまだどのくらい保有していますか?あなたがこの質問への回答に苦労しているとしたら、納得できます。出張の計画が変更した際、特にキャンセルから再予約まで長く間隔が空いてしまった場合に、電子チケットは忘れられがちです。規模の大きい多国籍企業は2020年の何百万ドルにもなるバウチャー（訳注：航空会社等が返金などの代わりに発行する金券）や払い戻しを追跡して管理する必要があるかもしれません。
払い戻しや手数料免除、バウチャーの情報を一箇所に集約できるクレジット管理システムを活用すると、航空会社に没収されてしまう可能性のある未使用の航空券の特定と回収をより簡単に行うことができます。手作業だと時間のかかるプロセスを自動化されたツールに置き換えることで、管理コストを削減することが可能です。
事前承認プロセスの実施
渡航前の承認プロセスを導入することで、リスクの高い目的地への不必要な出張を減らし、出張規程の遵守率を高め、支出を抑制することができます。さらに、事前監査テクノロジーを利用することで、企業はチケットが発券される前に従業員の旅程を確認し、リスクの高い目的地への出張に自動的にフラグを立てることができます。
しかし、事前承認ツールを準備するだけでは十分ではありません。設定されている承認者が基準を理解したうえで出張の承認依頼を承認または否認している、ということを確認する必要があります。例えば、承認の目的が特定の予算内に収まるようにすることであれば、承認者は費用を確認する必要があります。その目的が出張者の安全を守ることであれば、リスクという観点から評価します。
ところで、出張を費用面と安全面の両方の視点から分析するのに役立つツールがあります。まず、GBTのオンライン予約ツールでは、自費部分も含めて、出張費用の完全な内訳を確認できるので、「予約」ボタンを押す前に出張のトータルコストを把握することができます。また、TRAVEL VITALS™という検索ツールを使うことで、その国のリスクレベルや隔離が必要な日数などの主要な安全情報を調べることができるので、その出張が安全で投資する価値のあるものかどうかを判断することができます。今すぐチェックしてみてください。
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