出張予約に関しては、出張管理者（トラベルマネージャーまたはTM）、出張者、出張手配者それぞれの立場によって、重要視するポイントが違う場合があります。出張管理者は、経費節減を促進し、危機管理目標をサポートする機能のある予約方法を好む場合が多く、出張者は、お気に入りのサプライヤーを自分の好みに合わせて、とにかく簡単に予約できるツールを評価します。もし一つの解決策で両方の良いとこ取りができるとしたらどうしますか？幸いなことに、オンラインブッキングツール（OBT）を使えばそれが実現します。


ここでは、OBTがそれぞれの期待に応える7つのポイントをご紹介します。


1. 規程遵守が自然と促進される


出張者や手配者がサプライヤーに直接予約したり、オンライン旅行代理店（OTA）を通じて予約したりする場合、希望がそのまま通ってしまうので、従業員は出張規程や予算についてほとんど考慮せずに予約してしまうかもしれません。一方で、OBTを利用すると、アルゴリズム、カスタム通知や視覚的な情報によるサポートがあり、従業員は規程に沿って予約を進めることができ、また、彼らを規程に基づいて選択をするよう導くことができます。


2. 危機管理の強化


出張者が直接またはOTAを通じて予約すると、旅程の重要な詳細が失われることがあります。しかし、OBT経由で予約すると、情報が自動的に取得・記録されるため、危機発生時に影響を受ける可能性のある従業員を特定し、連絡を取るために必要な詳細情報をセキュリティチームに提供することができます。また、規程違反の予約にフラグを立てる出張前承認ツールと組み合わせることで、リスクの高い渡航先への出張をより簡単に防ぐことができます。


3. 緊急時のシームレスな支援に活用


フライトの遅延やキャンセルによって影響を受けている可能性のある出張者をサポートする際、OBTにはGBTの出張者サポートチームが必要とする旅程情報が保存されています。この重要なデータがなければ、影響を受けた可能性がある出張者を特定することも、彼らが出張を再開するために必要な支援を積極的に提供することもできません。


4.出張に必要な健康と安全のガイドラインを探す出張者の手間をなくす


2020年にGBTはTravel Vitals™をリリースしました。このツールは、何百もの厳選された情報源からデータを集約し、旅行のあらゆる項目に関する健康と安全のガイドラインを確認できるようにしたものです。Travel VitalsはGBTのモバイルアプリやOBTと統合されているため、GBTで出張を予約した出張者は、これらのアプリやOBTを通じて旅程ごとの情報を自動的に受け取ることができ、出張の準備のために膨大な数のサイトをチェックする必要がなくなります。


5. 出張費の削減に貢献


OBTは、検索条件、出張規程、優先サプライヤー、ユーザーの好みなどに基づいて、何千ものルートやオプションを分析し、最も費用対効果の高い旅程を作成することができます。また、OBTを利用して予約することで、支出データの収集と分析が簡単になるため、新たなコスト削減の機会を特定したり、サプライヤーとの交渉に備えたりすることもできます。


6. たった数秒で自分の好みに合った出張を予約することが可能


自分好みの旅程を組み立てるために、自力で情報収集すると多くの時間がかかってしまうことがありますが、OBTならほんの数秒で旅程を組み立てることができます。GBTのOBTだと、ツールにログインして出発地、目的地、日程を入力するだけで、出張者の好みを反映した旅程を瞬時に組み立てることが可能になります。


7. より環境に配慮した出張を選択する手助け


旅行中も地球を守るためにできることをしたいと考えますか？OBTを使ってより持続可能な選択肢に誘導することで、その目標を支援することができるかもしれません。例えば、二酸化炭素排出量の詳細に基づいて飛行機や鉄道を選択できるフィルター機能や、企業の環境基準を満たすホテルを強調して表示する機能を備えているツールを利用すると、従業員がより明確な環境への意識を持って出張を予約できるようになります。


OBTが貴社の出張プログラムと従業員にどのように役立つか、詳しくはこちらをご覧ください。


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